Programas gratuitos utiles – Dropbox, asombroso pendriver virtual

Uno de los gadget, o chismes electrónicos, de más éxito en los últimos tiempos es el pendriver, ha venido a sustituir la función que hacían los disquetes de toda la vida, como forma cómoda y práctica de conservar o transportar ficheros, bien como copia de seguridad fuera del PC, bien porque se quieren distribuir a otros PCc’s.

Pues bien, siempre que se tenga conexión a Internet, estos aparatos pueden ser sustituidos con ventaja, por un servicio gratuito llamado Dropbox, basado en tecnología cliente/servidor y disponible para gratuitamente para Windows, Mac y Linux.

El sistema esta formado por dos partes, la parte cliente, que es un ligero programa que instalado en tu ordenador, se preocupa de forma automática de mantener siempre actualizada una copia de los ficheros que designes en la Red, optimizando el uso de las comunicaciones por Internet y de un poderoso programa servidor, situado fuera de tu ordenador, en la Red, que  mantiene actualizada permanentemente en la Red una copia de los fichero seleccionados, s guardado además un histórico de las modificaciones realizadas en dichos,  y por si fuera poco actualiza  automáticamente, a través de la Red, esos ficheros en los discos duros de todos los PC que le autorices.

Al instalar por primera vez Dropbox en un ordenador, se crea por defecto una carpeta My dropbox dentro de Mis Documentos, que si deseamos, tenemos la posibilidad de trasladar a otro emplazamiento de nuestro equipo. A partir de ese momento, el programa instalado nos copiará a un espacio determinado de la red la red todos los ficheros que coloquemos en la carpeta My dropbox o en subcarpeta dentro de ella así como las modificaciones que efectueemos en esos ficheros, de forma que casi simultánea se conserva una copia actualizada en la red de todo el contenidos de esa carpeta, sin que tengas que preocuparte de ello.

Así pues si colocamos en esa carpeta o en sus subcarpetas los ficheros de trabajo de cualquier programa, sean esos ficheros del del tipo que sean, texto, imagen, sonido, base de datos, html, cualquier cosa, al trabajar con ellos, los cambios realizados se copian constantemente a los ficheros espejos de la red y desde allí a cualquier PC autorizado que en ese momento esté conectado a Internet.

Naturalmente, la velocidad de actualización dependerá del tamaño de los archivos modificados y de la velocidad de la conexión a Internet, pero ello no retrasa el trabajo en muestro ordenador, pues se la copia a Internet se realiza en segundo plano, mientras que tú siempre trabajas con la copia local de tus ficheros, por tanto, de manera independiente de la velocidad de la Red. Solo al finalizar el trabajo, tendrás que tener la precaución de no cerrar la conexión a la Red, hasta que el equipo haya finalizado la transmisión automática.

Igualmente cuando uno de lo PC autorizados se conecta a Internet, automáticamente comenzará a recibir la actualización de todos los ficheros de la carpeta My dropbox que se hayan modificado o se estén modificando desde que se cerro la conexión anterior, con lo que al cabo de unos instantes, finalizada la actualización el PC esté en condiciones de trabajar con los ficheros actualizados.

Carpetas públicas y privadas

Las carpetas que puedes abrir dentro de “My Dropbox” son o públicas o privadas. En las públicas, cualquiera puede acceder a los ficheros que has subido automáticamente, e inspeccionarlos o copiarlo a su ordenador, mientras que en las privadas, el contenido del fichero en Red está encriptado y solo un PC que tengan instalado el programa Dropbox y conozcan, los password que lo autoricen, podrán acceder al contenido desencriptado de los ficheros.

Actuando como un pendriver

Si el contenido es público, basta que  informes a cualquiera la URL en que pueden encontrar los ficheros, por ejemplo  mediante un e-mail, para que se puedan acceder libremente a los ficheros para inspeccionarlos o copiarlos en su ordenador. Es decir, actuar exactamente igual que como se actúa con un pendriver que cedes a otro para que sevea o  copie información a su ordenador, es por ello que puede utilizarse como un pendriver virtual, siempre que el candidato a recibir los ficheros tenga acceso a Internet.

Un uso muy generalizado es depositar en la carpeta compartida las imágenes que deseas que vean los amigos. Con solo ese gesto, se inicia un proceso automático de subida, lo que permite mandar un sencillo e-mail, a los amigos para que puedan verlas inmediatamente con su navegador.

Copias históricas de seguridad

A través de Web del programa podrás navegar por tus archivos y carpetas como si utilizaras el Explorador de archivos, puedes copiar carpetas enteras a archivos ZIP situados en esa carpeta y conseguirás además que al instante se inicie una copia de seguridad en Internet, manteniendo ademas copia histórica de los ficheros  de forma que una ventaja adicional es que al mantener todos los cambios que hayas realizado en el fichero, tienes   una magnífica copia de seguridad al existir no solo copia de la situación actual, sino que siempre puedes volver a otra situación anterior, con todos los ficheros sincronizados.

Por ejemplo si llevas una facturación con copia de seguridad en Dropbox, y mantienes en la carpeta correspondiente todos los ficheros relacionados con la facturación, por ejemplo, simplificando, el fichero de datos de cliente, y el fichero con la cuenta de compras y pagos. De cometer un error en el proceso de facturación, puedes recuperar el estado que tenían ambos ficheros hace dos días, volviendo a situarte en el proceso de facturación como exactamente lo dejaste en aquellas fechas tanto en lo relativo a los datos de clientes, como a los datos de su facturación.

Distribuidor de información actualizada

A parte de ser una magnífica copia de seguridad, esta capacidad de mantener actualizada automáticamente en la Red una información que tu puedes modificar constantemente, le da a Dropbox una serie de posibilidades que tampoco tiene el pendriver físico, por ejemplo sin conocer nada de HTML, con solo saber hacerlo en Word, puedes crear un boletín o cualquier otro tipo de comunicación para un grupo de personas, por ejemplo un club deportivo o social o los empleados de cualquier empresa, dando constantemente las novedades con la seguridad que todos van a poder acceder en cualquier momento a las últimas noticias.  En este sentido puede sustituir al hospedaje de muchas webs Ello que abre a este servicio para múltiples utilidades, tanto privadas como profesionales.

Supongamos que un restaurante de comida económica, publica diariamente mediante Word el menú del día para que lo lean los oficinistas de la zona, sus posibles clientes, que un club de esquí coloca en una Tabla Excel el estado de las pistas para la información de sus socios. Con un sencillo desarrollo una línea de autobuses puede extraer de su programa de control de venta de billetes una informacion actualizada on-line sobre el nivel de plazas libres de los mismos y con otro sencillo desarrollo paralelo podría montar una reserva de billetes automática.

Con todo esta no es más que una faceta de las posibilidades de este sistema pues en estas carpetas hay el problema que cualquiera puede leer lo escrito, (siempre que conozca como acceder a ellas), por tanto cualquiera podrá leer el menú, tanto los clientes del restaurante como la competencia, lo que en algunos casos no es un problema, sino una ventaja adicional, pero en otros si lo es.

Sistema seguro

Para superar este problema existen otras carpetas que son privadas, que exigen que el ordenador lector tenga instalado igualmente el programa Dropbox, con ello y con los Password de seguridad adecuados se puede acceder a los ficheros, pero sin ellos en el peor de los casos accederá a uno fichero encriptados con sistemas de alta seguridad. Las transmisiones de ficheros se realizan bajo protocolo seguro SSL y se almacenan encriptados en los servidores de Amazon S3.

Copias sincronizadas

Esto permite otro uso habitual del Dropbox que es mantener en la Red copia actualizada de unos ficheros de modo que puedas trabajar sin problemas desde diversos ordenadores.

Suponga que tienes un ordenador en la oficina, un portátil y un fijo en casa e incluso un iPhone, Si colocas los ficheros de datos en una capeta privada se podrán continuar sin problemas un trabajo tanto desde la oficina, como desde un cibercafé, desde casa, incluso desde la parada del autobús, con el iPhone, sin el engorro y los riesgos que supone andar con la información actualizada de acá para allá, y sin necesidad de acordarse de actualizarlos con el pendriver antes de hacer cualquier cosa en un ordenador y de volver a grabar la información modificada en el pendriver, para continuar en otra parte.

La única precaución que hay que tener, tras conectarte a Internet en un PC autorizado a acceder a tu información, es dar tiempo a Dropbox a actualizar todos los cambios que se hayan realizado desde la última conexión, lo que salvo excepciones de cambios masivos en un fichero, solo lleva escasos minutos.

Trabajo en equipo

Creo que con lo explicado es suficiente como para tener este programa en nuestro ordenador, sin embargo falta por describir la posibilidad más interesante, (aunque probablemente sea la menos utilizada por los particulares). Con Dropbox hay la posibilidad de trabajar simultáneamente todos en partes diferentes de un mismo trabajo, de forma simultánea por múltiples usuarios, pudiendo cada uno de ellos ver los avances que realizan los demás en sus correspondientes segmentos..

Para ello el programa intenta actualizar cualquier dispositivo, PC o iPhone de momento que este conectado a Internet sincronizando la información en el periodo de tiempo menor posible dejando en cada uno el fichero actualizado y resolviendo los posibles conflictos que se presenten de sincronización sin que se pierda información. Trabajo sincronizado en red

Supongamos que estamos trabajando varios empleados contrarreloj, (como desgraciadamente es habitual), en la preparación de una presentación a los clientes en un fichero de Power Point, cada uno será responsable del desarrollo de una parte de la presentación, uno del comienzo, otro de cada uno de los productos, y un tercero de las conclusiones finales. Mediante este programa cada uno escribirá su parte en un Power Point diferente, pero podrá en cualquier instante revisar los Power Point que hacen los otros y por tanto mandar corregir, modificar, o añadir, algo que a él le parezca imprescindible para desarrollar su parte con continuidad. Con ello se alcanza un nivel de colaboración asombrosamente eficaz y productivo.

Además, al estar los archivos en Dropbox, hay un registro que controla los cambios habidos guardando fecha, autor del cambio y ordenador desde el que se realizó la modificación, con lo que de haber cualquier problema, se facilita la recuperación del documento en un estadio anterior.

Miles de aplicaciones basadas en Dropbox

La mezcla de todas estas propiedades básicas mas algún desarrollo paralelo basado en estos ficheros están dando lugar a una auténtica revolución en Internet en la que es difícil mantenerse enterado de lo que se produce. Actualmente hay 2.000.000 de usuarios y entre ellos se han realizado usos que ni nos podíamos imaginar que se pudieran realizar mezclando las posibilidades de este producto. Para intentar mantenerse al día en esta catarata de nuevos usos, existe un blog oficial . También en Twitter y Facebook y en un Wiki  (todos en ingés), se dan mensajes de los últimos usos dados al DropBox por los usuarios.

Gratuito hasta 2 Gb de volumen

El producto es gratuito si tus ficheros ocupan en el servidor como máximo 2 Gb., o lo que es lo mismo, la capacidad de un pendriver medio. En mi opinión es más que suficiente, si vas a dar a Dropbox, el uso habitual y poco imaginativo que todos damos al pendriver, o si simplemente quieres evaluar sin coste las posibilidades que hemos descrito, o aquellas que a ti se te hayan ocurrido.

En el momento que desees utilizar un poco la potencia del aparato, en aplicaciones como las que hemos indicado, en copias históricas de seguridad, en trabajos colaborativos con multimedia, en boletines de noticias o catálogos profusamente ilustrados, o cualquier otro uso, en mi opinión, (y supongo que en la de sus brillantes inventores), pronto los 2 Gb se quedará cortos, teniendo que contratar espacio adicional, lo que tampoco resulta excesivamente caro  teniendo en cuenta lo que nos dejan hacer, 50Gb cuestan 10 $ mensuales.

Os dejo con un tutorial de Dropbox en ingles como siempre, no nos va a quedar más remedio que aprender ese idioma.